Confidentialité clients/fournisseurs

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ CONFORMÉMENT AUX ART. 13 ET 14 REG. UE 679/2016 (RÈGLEMENT)

Cher Fournisseur/Client, par la présente EFORMA SRL, dont le siège social est situé via dell'Elettronica n. 9, cap. 36016 Thiene (VI), P.IVA et C.F. 04133090243, R.E.A. VI-381693, PEC eformasrl@pec.it, e-mail info@eforma.it en qualité de Responsable du traitement (ci-après "EFORMA") fournit des informations sur le traitement des Données Personnelles que vous fournissez ET nécessaires à l'accomplissement des prestations administratives, comptables, de gestion et contractuelles liées ou découlant de l'exécution du contrat en cours avec EFORMA ("Contrat").

1. Données Personnelles faisant l'objet du traitement

Dans le cadre du Contrat, EFORMA traitera les données personnelles, qui peuvent consister en un identifiant tel que le nom, un numéro d'identification ou un ou plusieurs éléments caractéristiques de votre identité vous rendant identifié ou identifiable (ci-après uniquement "Données Personnelles"). Les Données Personnelles traitées sont les suivantes :

Nom, coordonnées et autres Données Personnelles
EFORMA traitera vos Données Personnelles, collectées dans le cadre du Contrat et/ou aux fins de sa conclusion, qui peuvent inclure, à titre d'exemple et sans s'y limiter, nom, prénom, numéro de téléphone portable, adresse e-mail et en général les coordonnées en tant que référent dans les relations commerciales.
Données collectées à partir de sources publiques
EFORMA complétera et, le cas échéant, enrichira les Données Personnelles que vous fournissez lors de la conclusion du Contrat avec celles publiquement disponibles sur le portail de la Chambre de Commerce (par exemple, www.registroimprese.it) ou dans le Registre du Commerce ou conformément au Code de conduite pour le traitement des Données Personnelles en matière d'informations commerciales du 12.06.2019. Plus d'informations sont disponibles à l'adresse : https://www.informativaprivacyancic.it/.

2. Finalités du traitement

Conformément à l'art. 6 du Règlement, il est précisé que le traitement des Données Personnelles que vous fournissez est :

nécessaire en relation avec les exigences contractuelles et en relation avec l'exécution des obligations administratives, comptables et de gestion inhérentes et/ou liées au Contrat ("Finalité Contractuelle") ;
pour se conformer aux obligations prévues par les lois, règlements et réglementations nationales et/ou communautaires en matière contractuelle, comptable et fiscale ("Conformité") ;
pour prévenir ou détecter tout abus à l'encontre d'EFORMA, ou toute activité frauduleuse et donc permettre à EFORMA de se protéger en justice ("Abus et fraudes").

3. Base juridique du traitement

3.1 Étant donné que le traitement des données est nécessaire à l'exécution du Contrat dont la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles adoptées à la demande de celle-ci, la base juridique du traitement pour la Finalité Précontractuelle et Contractuelle est celle prévue à l'art. 6.1.b) du Règlement et donc l'exécution du Contrat.

3.2 En ce qui concerne la finalité de Conformité, la base juridique est l'art. 6.1.c) du Règlement en ce qui concerne le respect des obligations légales inhérentes ou découlant du Contrat.

3.3 En ce qui concerne la Finalité Abus et fraudes et Sécurité, la base juridique est l'art. 6.1.f) du Règlement, à savoir l'intérêt légitime d'EFORMA.

4. Modalités de traitement des données

Le traitement se fera par des moyens électroniques, informatiques ou automatisés ainsi que sur papier.
Le traitement est effectué par EFORMA et par les collaborateurs et/ou employés d'EFORMA en qualité de personnes autorisées au traitement, par l'administrateur du système, ainsi que par les responsables du traitement spécifiquement identifiés par écrit, dans le cadre de leurs fonctions respectives et conformément aux instructions données par EFORMA, assurant l'emploi de mesures appropriées pour la sécurité des données traitées et garantissant leur confidentialité.
Selon les normes du Règlement, les traitements effectués par EFORMA seront basés sur les principes de licéité, loyauté, transparence, limitation des finalités et de la conservation, minimisation des données, exactitude, intégrité et confidentialité.
Les données seront toujours traitées dans le plus grand respect du principe de confidentialité même en cas de gestion de celles-ci par des tiers expressément mandatés par EFORMA.

5. Période de conservation

Les données que vous fournissez pour la Finalité Précontractuelle feront l'objet d'un traitement pendant la durée des négociations précontractuelles et seront ensuite supprimées.
Celles traitées pour la Finalité Contractuelle seront conservées pendant l'exécution du Contrat et pendant une période de dix ans après la cessation/l'achèvement de celui-ci afin de remplir les obligations de nature fiscale et comptable, y compris pour la protection judiciaire en cas de litiges découlant du Contrat lui-même.
Les Données Personnelles traitées pour la Finalité de Conformité seront conservées par EFORMA pendant la période prévue par des obligations légales spécifiques ou par la réglementation applicable.
Les Données Personnelles traitées afin de prévenir les Abus/Fraudes seront conservées par EFORMA pendant le temps strictement nécessaire à ladite finalité et donc jusqu'au moment où celle-ci sera tenue de les conserver pour se protéger en justice ou de communiquer lesdites données aux Autorités compétentes.
Les Données Personnelles traitées pour la Finalité de Sécurité seront conservées pendant 24 ou 48 heures les week-ends, et dans tous les cas, uniquement pendant le temps strictement nécessaire à la réalisation de ladite finalité et seront ensuite supprimées.

6. Fourniture des données

La fourniture de Données Personnelles n'est pas obligatoire, cependant elle est nécessaire pour l'exécution exacte des obligations contractuelles et précontractuelles.
EFORMA précise que seules les données strictement nécessaires à la conclusion du Contrat et à l'exécution des obligations ou des obligations légales qui en découlent vous seront demandées.

7. Refus de fournir les données

Le défaut d'indication des données par la personne concernée entraîne l'impossibilité de conclure le Contrat, d'exécuter les mesures précontractuelles et de mener à bien de manière exacte l'exécution des obligations contractuelles, ainsi que les obligations (même légales) découlant ou liées au Contrat et, plus généralement, l'impossibilité de remplir les activités visées au point 2.

8. Destinataires des Données Personnelles

Les Données Personnelles que vous fournissez peuvent être portées à la connaissance d'EFORMA, des personnes autorisées et/ou des responsables du traitement ("Destinataires").
D'autres catégories de Destinataires qui pourraient prendre connaissance de vos Données Personnelles pendant ou après l'exécution du Contrat sont :

les sujets qui traitent les données en exécution d'obligations légales spécifiques ;
les établissements de crédit qui fournissent des prestations fonctionnelles aux finalités visées au point 2 ;
les consultants externes qui fournissent des prestations fonctionnelles aux finalités visées au point 2, identifiés par écrit et auxquels des instructions écrites spécifiques ont été données en ce qui concerne le traitement des Données Personnelles ;
les sujets avec lesquels il est nécessaire d'interagir pour l'exécution ou la conclusion du Contrat (par exemple les fournisseurs d'hébergement ou les fournisseurs de plateformes pour l'envoi d'e-mails) ;
les sociétés tierces également dans l'éventualité d'opérations extraordinaires (fusions d'entreprises, scissions, acquisitions, etc.)
les sociétés ou professionnels pour la protection judiciaire ou extrajudiciaire des droits d'EFORMA ;
les sujets délégués pour effectuer des activités de maintenance technique (y compris la maintenance des équipements de réseau et des réseaux de communication électronique) ;
en général, à tous les sujets publics et privés auxquels la communication est nécessaire pour l'accomplissement correct et complet des finalités indiquées au point 2.

9. Communication des données

Vos Données Personnelles pourront être communiquées aux sujets indiqués au point 8 pour les finalités du point 2.

10. Transfert des données à l'étranger

Certaines de vos Données Personnelles sont partagées avec des Destinataires qui pourraient se trouver en dehors de l'Espace Économique Européen (EEE). EFORMA assure que le traitement de vos Données Personnelles par ces Destinataires est effectué conformément à la réglementation applicable. En effet, les transferts sont effectués au moyen de garanties appropriées, telles que des décisions d'adéquation, des Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission Européenne ou autres. Plus d'informations sont disponibles à l'adresse suivante info@eforma.it.

11. Droits de la Personne Concernée

Vous avez le droit de demander à EFORMA, à tout moment, l'accès à vos Données Personnelles, la rectification ou l'effacement de celles-ci ou de vous opposer à leur traitement, vous avez le droit de demander la limitation du traitement dans les cas prévus par l'art. 18 du Règlement, ainsi que d'obtenir dans un format structuré, d'usage courant et lisible par machine les données vous concernant, dans les cas prévus par l'art. 20 du Règlement. Les demandes doivent être adressées par écrit à EFORMA à l'adresse suivante info@eforma.it. Dans tous les cas, vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente (Garante per la Protezione dei Dati Personali), au sens de l'art. 77 du Règlement, si vous estimez que le traitement de vos Données Personnelles est contraire à la réglementation en vigueur.

L'exercice des droits susmentionnés peut être effectué par communication écrite à envoyer par e-mail à l'adresse info@eforma.it ou par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à la société susmentionnée.